Transformeren = samenwerken
Niet ieder voor zich maar samen: dat is wat de Transformatie TU vooral kenmerkt. Afgelopen jaar hebben Verkoop en Distributie veel met elkaar opgetrokken om Order to Cash en WMS uit te rollen. “We worden er steeds beter in, dat geeft mij enorm veel energie!” Ook het jaar 2021 stond voor Technische Unie in het teken van de digitale en business transformatie. Op 1 januari werd letterlijk het nieuwe jaar ingeluid met de livegang van verkoopfacturatie, één van de vele mijlpalen in de gefaseerde uitrol van Order to Cash. Ook binnen Distributie gingen systemen en processen op de schop. De twee aanvoerders voor deze veranderingstrajecten in hun discipline, Niels Besse (Verkoop) en Alex van der Nol (Distributie) zijn het erover eens: voor dit geslaagde transformatiejaar was samenwerken key.
Schouders eronder
Niels kijkt trots terug op de uitrol van Order to Cash: “Het is een heel gaaf traject geweest, waar enorm veel Mogelijkmakers bij betrokken waren. Het projectteam, IT-collega’s, adviseurs Opleidingen en Communicatie. De Transformatie Coördinatoren, die hele brede schouders onder dit traject gezet hebben. Niets was hen teveel! En niet te onderschatten, de weerbaarheid en inzet van onze verkooporganisatie. We hebben echt doorlopend ‘aan’ gestaan.”
Continu op pad
Alex herkent zich in dat gevoel: “We waren continu op pad. Vooraf zijn we in gesprek gegaan met onze collega’s om een goed beeld te krijgen van wat er voor hen ging veranderen, en te bepalen wat we nodig hadden om de change zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hen betrekken, in plaats van het voor hen te bedenken. Tijdens de uitrol van WMS in de OP’s was het Change Team op locatie aanwezig voor eerstelijnssupport, van ’s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat.” Dit in een ongekende tijd, waarin lockdowns en versoepelingen elkaar in snel tempo afwisselden. Waarin ziekteverzuim en quarantaines een stempel drukten op de al krappe bezetting. De ondersteuning door collega’s die zelf ook middenin de processen staan bleek enorm waardevol, zowel bij Verkoop als bij Distributie.
Meerwaarde
Als we Niels en Alex vragen wat ze geleerd hebben gedurende dit hele traject dan is dat: het belang van samenwerken met andere afdelingen. Niels: “Samenwerken over silo’s heen is een belangrijke voorwaarde voor een optimale dienstverlening aan de klant, dat hebben we echt ervaren. Verkoop en Distributie hebben één belangrijke gemene deler, dat is het directe contact met de klant. We kunnen ons niet veroorloven om in een eigen silo te blijven bewegen. Bewust zijn van elkaars rol in het proces levert meerwaarde op voor TU en voor de klant. We moeten elkaar blijven opzoeken.”
Stapje voor stapje beter
Alex: “De processen binnen TU zijn zo divers, je hebt elkaar nodig om te begrijpen wat er gebeurt. Het transformatieproject rond gekoppelde voorraad heeft dit blootgelegd. Van oudsher zijn we gewend om ‘verzuild’ dingen te doen om soms zelfs naar elkaar te wijzen. Ik merk sinds de transformatie dat we meer samenwerken, van interdisciplinaire projectteams tot kleinere initiatieven. We vinden elkaar sneller, er is meer overleg. We worden stapje voor stapje beter in end-to-end denken en doen, dit geeft mij enorm veel energie.”
Voor de klant
In 2021 was de blik van Technische Unie door de transformatie veelal intern gericht.
Niels: “Een jaar waarin we veel bezig waren met onze interne processen. We hebben ieders werk veranderd, maar we waren er gelukkig altijd wel voor de klant. Die heeft nauwelijks hinder ervaren. Dat is een groot compliment waard. De tijd is nu daar om de klant weer centraal te stellen. Ik weet zeker dat we in het volgende sociaal jaarverslag hier heel wat moois over kunnen vertellen!”